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善用与滥用会议

有些人经常被那些无止境的会议缠得脱不开身

而且在这无止境的会议中

还必须讨论他们提出的各种计划建议

真是烦人

这个问题的关键在于

会议浪费了宝贵的时间

一般来说

会议只有以下几种作用

一 寻找沟通

会议的目的就是把一群人召到一起

让大家互相沟通一下

彼此交换一下意见

二 解决问题

共同商议解决问题的方案

三

处理危机和控制灾害

对共同的一些问题进行集中解决

四 显示地位

在会议中

总经理和董事的位置永远是最重要的

借以表明他们的特殊

吴 友情赞助

公开表扬在工作中有卓越贡献的人

我们不能因为开会有这样多的公用

就这样说取消会议

发一份公文就解决了

由于主持者也许早就想召开沟通有益的会了

而且对一些较特殊的行业而言

开会就是他们的工作之一

倘若你要召开一次会议的话

你就必须遵循一些原则

如果你召开会议只是为了传达一些信息的话

那就给来参加会议的人发一个通知书或电子邮件

这样会方便快捷

倘若是为了解决某一问题

那么在会前

你最好将会议相关议题及背景资料通过电子邮件或通知等方式让与会者知道

以便让他们可以提前思考办法

如今

人们可以使用电脑科技来解决一些问题

参加者在会前或会中允许将各自的观点和答案输入电脑

并且可以同时得知他人的观点

快速评估这些反应

由于没有记名的程序

这种方法能够使一些不积极

与会者的意见

观点等被充分展现

一旦有紧急情况出现

要用最短时间把所有重要的人员召集起来开会

让他们提出观点及建议

倘若你没通知他们

他们就会对你产生不满情绪

那些没被通知开会的人经常会发牢骚

说领导不考虑他们的作用

会议不但是一种强调突出组织结构的一种办法

也是一种领导人维持公司地位的仪式

会议如果以强调领导地位为目的

而且出席率很低

那么最好停开

一旦你能让会议生动有趣

那么其他的目的就自然而然的达到了

不要因为某人迟到而推迟开会的时间

除非是在等着非常重要的人物或演讲者

这是很特殊的情况

会议要明确主题

不要离题

注意控制时间

要掌握好紧张拘谨与轻松自由的关系

人们较喜欢接受轻松与严肃的议题结合起来

在紧张压抑的气氛中加上一些开心幽默的情节

能够给人一种放松的感觉

不要过于延长开会的时间

议题结束就马上可以散会

这样不会使人产生反感

若把一个会议主持的好

也是一种能力的体现

这只有多次的经验积累

才能恰到好处的掌握好开会的节奏

许多此方面优秀者都是大专院校中的杰出学生

运动组织者

他们具备优秀的协调和组织能力

在社区单位能很好的展示风采

切勿粗心大意

一项调查表明

每天人们在找东西上花数百分小时的时间

经理找报告文件

研究者找书本论文

行政人员找收据发票

尽管这是一种通病

但却很少有人要动脑想一些方法来解决这一问题

也很少有拿本书给出这种通病一个治疗方案

值得一提的是

这些不细心的人对社会都有着不平凡的贡献

但是他们的文件

讲稿经常不翼而飞

他们不得不花费时间去找

不停的问别人

见到我的报告没有

书 笔

伴随这些而来的则小志紧张不安

大志惊慌失措